Microsoft 365 Copilot: Lizenzpflicht in Word & Excel – was jetzt gilt

Microsoft hat im Frühjahr 2026 einen weitreichenden Schritt vollzogen: Was lange als kostenloser Bonus für Microsoft-365-Abonnenten galt, steht nun hinter einer Bezahlschranke. Ab dem 16. Mai 2026 ist Copilot in den Office-Kernanwendungen Word, Excel, PowerPoint und OneNote ausschließlich für Nutzer mit einer kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz nutzbar. Dieser Artikel erklärt, was sich konkret ändert, wer betroffen ist und welche Optionen Sie haben.

Was hat Microsoft geändert?

Bis April 2026 konnten viele Nutzer mit einem geschäftlichen Microsoft 365-Abonnement Copilot Chat kostenlos in den Desktop- und Web-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote nutzen – eine eingeschränkte, aber vorhandene KI-Unterstützung ohne Aufpreis. Das hat sich mit Wirkung zum 16. Mai 2026 geändert.

Microsoft hat zwei klar getrennte Ebenen eingeführt:

• Copilot Chat (Basic): Weiterhin kostenlos, aber auf webbasierte KI-Chats beschränkt. Keine direkte Einbettung in Dokumente oder Tabellenkalkulationen.
• Microsoft 365 Copilot (Premium): Die vollständige KI-Integration direkt in den Office-Apps – ausschließlich mit kostenpflichtiger Lizenz.

Microsoft begründet den Schritt mit der Weiterentwicklung der Premium-Funktionen: Die tiefe App-Integration erfordert erhebliche Rechenkapazitäten und soll künftig gezielter für zahlende Nutzer ausgebaut werden.

Was leistet Copilot Chat (Basic)?

Nutzer ohne Copilot-Lizenz können weiterhin den kostenlosen Copilot Chat über den Browser (microsoft365.com) oder die Microsoft 365 Copilot-App verwenden. Der Funktionsumfang umfasst:

• Textbasierte KI-Unterstützung mit Internetzugriff
• Einfaches Zusammenfassen von Texten und Beantworten von Fragen
• Copilot-Agent-Nutzung im gemessenen Umfang (Metered Usage)

Was Basic nicht kann: Inhalte direkt in ein Word-Dokument schreiben, Excel-Formeln per KI erstellen, Präsentationen in PowerPoint generieren oder OneNote-Notizen zusammenfassen. Diese Funktionen sind ausschließlich der Premium-Lizenz vorbehalten.

Was kann Microsoft 365 Copilot (Premium)?

Mit einer bezahlten Microsoft 365 Copilot-Lizenz erhalten Nutzer die vollständige KI-Integration direkt in den Office-Anwendungen:

• Word: Texte generieren, Abschnitte umschreiben, Dokumente zusammenfassen
• Excel: Daten per Spracheingabe analysieren, Formeln erklären und erstellen, Diagramme vorschlagen
• PowerPoint: Präsentationen aus Dokumenten erstellen, Layouts verbessern, Folien kürzen
• OneNote: Meeting-Notizen zusammenfassen, Aufgaben extrahieren
• Teams: KI-Meeting-Zusammenfassungen ohne Aufzeichnung (Recap-Funktion)
• Outlook: E-Mails verfassen, Posteingang zusammenfassen, Antworten vorschlagen
• Copilot Studio: Eigene Agents erstellen und im Unternehmen bereitstellen

Welche Lizenzen beinhalten Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot Business

Der Business-Plan richtet sich an Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern und setzt einen berechtigten Microsoft 365-Basisplan voraus (z. B. M365 Business Standard oder Business Premium).

• Aktionspreis bis 30.09.2026: 18 USD pro Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung
• Regularer Preis ab Oktober 2026: 21 USD pro Nutzer/Monat
• Monatlich kündbar: 25,20 USD pro Nutzer/Monat

Microsoft 365 Copilot Enterprise

Für größere Organisationen gibt es den Enterprise-Plan mit erweiterter Compliance (Microsoft Purview-Integration), Priority Access bei KI-Kapazitäten und vertieftem IT-Management. Die Preise werden individuell vereinbart.

Ausnahme: Copilot in Outlook bleibt kostenlos

Copilot in Outlook bildet eine wichtige Ausnahme: Microsoft hat die KI-Funktionen in Outlook – darunter das Zusammenfassen des Posteingangs, Terminvorschläge und Antwortvorlagen – vorerst für alle Microsoft-365-Nutzer beibehalten. Ob und wann diese Ausnahme endet, hat Microsoft noch nicht kommuniziert.

Ab Juni 2026: Automatische Copilot-App-Installation

Parallel zur Lizenzänderung rollt Microsoft ab Juni 2026 die automatische Installation der Microsoft 365 Copilot-App auf Windows-Geräten aus, auf denen die Office-Desktop-Apps bereits installiert sind – vorausgesetzt, es liegt eine berechtigte Copilot-Lizenz vor. IT-Administratoren können die automatische Installation über das Microsoft 365 Admin Center (Einstellungen → Microsoft 365-Apps) oder per Gruppenrichtlinie (GPO) deaktivieren.

Muss ich jetzt upgraden?

Das hängt von Ihrem Arbeitsalltag ab:

• Sie nutzen Copilot aktiv in Word, Excel oder PowerPoint? Dann ist das Upgrade auf Copilot Business sinnvoll, um die KI-Funktionen zu behalten.
• Sie haben Copilot kaum oder nie genutzt? Dann genügt Ihr bestehendes Microsoft 365-Abonnement – alle klassischen Office-Funktionen bleiben unberührt.
• Sie benötigen nur gelegentlich KI-Unterstützung? Der kostenlose Copilot Chat (Basic) im Browser kann für einfache Aufgaben ausreichen.

So prüfen Sie Ihren aktuellen Lizenzstatus

1. Melden Sie sich unter microsoft365.com mit Ihrem Geschäftskonto an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Kontobild → Konto anzeigen.
3. Navigieren Sie zu Abonnements. Ist dort „Microsoft 365 Copilot Business“ oder „Microsoft 365 Copilot“ aufgeführt, verfügen Sie über eine Premium-Lizenz.
4. Als IT-Administrator finden Sie alle aktiven Lizenzen im Microsoft 365 Admin Center unter Fakturierung → Ihre Produkte.

Weitere Ratgeber rund um Microsoft-Lizenzen finden Sie in unserer Wissensdatenbank. Alle verfügbaren Original-Lizenzen – für Privatpersonen und Unternehmen – erhalten Sie in unserem Lizenzshop.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich Copilot in Word ohne Aufpreis weiter nutzen?

Nein. Seit dem 16. Mai 2026 ist die direkte Copilot-Integration in Word, Excel, PowerPoint und OneNote nur noch mit einer kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz verfügbar. Ohne Lizenz steht nur noch der webbasierte Copilot Chat (Basic) zur Verfügung.

Sind meine bestehenden Dokumente und Daten betroffen?

Nein. Alle bereits erstellten Dokumente, Tabellen und Präsentationen bleiben vollständig erhalten und können weiterhin bearbeitet werden. Nur die KI-Funktionen zur Inhaltsgenerierung direkt in der App erfordern nun eine Lizenz.

Ist Copilot in Outlook auch betroffen?

Aktuell nicht. Microsoft hat Copilot in Outlook vorerst für alle Nutzer mit einem berechtigten Microsoft 365-Abonnement beibehalten. Ob das dauerhaft so bleibt, ist noch nicht bekannt.

Was kostet Microsoft 365 Copilot Business?

Stand Juni 2026: 18 USD pro Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung (Aktionspreis bis 30.09.2026). Ab Oktober 2026 steigt der Preis auf 21 USD/Nutzer/Monat. Monatlich kündbar: 25,20 USD/Nutzer/Monat.

Brauche ich eine Copilot-Lizenz, wenn ich Office nur für Tabellen und Texte nutze?

Nein. Sämtliche klassischen Office-Funktionen – Textverarbeitung in Word, Tabellenkalkulation in Excel, Präsentationen in PowerPoint – sind von der Änderung nicht betroffen und funktionieren ohne zusätzliche Lizenz.

Quellen: Microsoft 365 Copilot Pricing (microsoft.com, Juni 2026) · Microsoft 365 What's New (shu.edu, Juni 2026) · IT-Boltwise.de (Juni 2026) · AppDirect.com – Microsoft 365 Prices (Juni 2026)